Το γραφείο στο σπίτι ξεκίνησε για πολλούς σαν μια προσωρινή ανάγκη. Ένα τραπέζι, μια καρέκλα, ένα laptop και ό,τι άλλο χωρούσε γύρω. Μόνο που η προσωρινή λύση, όταν μένει για καιρό, αρχίζει να κουράζει. Δεν το καταλαβαίνεις πάντα από την πρώτη μέρα. Το νιώθεις όταν ψάχνεις συνεχώς χώρο για να ακουμπήσεις ένα τετράδιο, όταν τα χαρτιά μαζεύονται δίπλα στην οθόνη ή όταν σηκώνεσαι από την καρέκλα πιο κουρασμένος απ’ όσο θα έπρεπε.
Η οργάνωση γραφείου ξεκινά από το βασικότερο έπιπλο. Το ίδιο το γραφείο. Αν αυτό δεν σε εξυπηρετεί, όλα τα υπόλοιπα θα μοιάζουν σαν μικρές διορθώσεις πάνω σε λάθος βάση. Γι’ αυτό πριν κοιτάξεις σε είδη χαρτοπωλείου, γραφική ύλη, organizer και αποθηκευτικά, πρέπει πρώτα να δεις αν ο χώρος που δουλεύεις σε στηρίζει πραγματικά.
Διάλεξε γραφείο με βάση τη χρήση, όχι μόνο το μέγεθος
Το σωστό γραφείο δεν είναι απαραίτητα το μεγαλύτερο. Είναι αυτό που ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύεις. Αν χρησιμοποιείς laptop, ένα σημειωματάριο και λίγα βασικά είδη γραφείου, χρειάζεσαι καθαρή επιφάνεια και σωστό βάθος. Αν δουλεύεις με δεύτερη οθόνη, εκτυπώσεις, φακέλους ή βιβλία, τότε θέλεις περισσότερο χώρο και καλύτερη οργάνωση πάνω και γύρω από το γραφείο.
Το βάθος είναι από τα πιο σημαντικά στοιχεία. Σε βοηθά να έχεις σωστή απόσταση από την οθόνη και να μη νιώθεις ότι όλα είναι κολλημένα πάνω σου. Η σταθερότητα επίσης δεν είναι λεπτομέρεια. Ένα γραφείο που κουνιέται κάθε φορά που πληκτρολογείς ή γράφεις, θα σε ενοχλεί καθημερινά. Μπορεί να φαίνεται μικρό θέμα, αλλά μέσα σε πολλές ώρες δουλειάς γίνεται πραγματικός περισπασμός.
Αν ο χώρος σου είναι μικρός, μην πας κατευθείαν στη μεγαλύτερη επιλογή. Ένα πιο καθαρό γραφείο, με πρακτική επιφάνεια και ίσως με συρτάρια ή ράφια, μπορεί να λειτουργήσει πολύ καλύτερα από ένα ογκώδες έπιπλο που θα πνίξει το δωμάτιο.
Η καρέκλα πρέπει να ακολουθεί το γραφείο
Η καρέκλα είναι από τα πιο σημαντικά κομμάτια σε ένα γραφείο στο σπίτι, ακόμα κι αν αρκετοί τη βλέπουν σαν δευτερεύουσα επιλογή. Στην πράξη όμως, είναι αυτή που επηρεάζει περισσότερο την άνεση, τη στάση του σώματος και το πόσο ξεκούραστα μπορείς να δουλέψεις μέσα στη μέρα.. Δεν αρκεί να δείχνει ωραία. Πρέπει να σε στηρίζει.
Μια σωστή καρέκλα γραφείου χρειάζεται ρύθμιση ύψους, καλή στήριξη στη μέση και άνετο κάθισμα που δεν σε κουράζει μετά από λίγη ώρα. Τα πόδια πρέπει να πατούν σωστά στο πάτωμα και τα χέρια να ακουμπούν φυσικά στο γραφείο χωρίς ένταση στους ώμους. Δεν χρειάζεται να το κάνεις επιστήμη. Χρειάζεται όμως να μην το αφήσεις στην τύχη του.
Αν περνάς πολλές ώρες στο home office, η καρέκλα δεν είναι συμπλήρωμα. Είναι βασικό κομμάτι της καθημερινής σου απόδοσης.
Αποθήκευση
Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη στο γραφείο στο σπίτι είναι ότι όλα καταλήγουν πάνω στην επιφάνεια. Χαρτιά, φορτιστές, σημειώσεις, βιβλία, φάκελοι, μικροαντικείμενα. Στην αρχή φαίνεται διαχειρίσιμο. Μετά από λίγες ημέρες όμως αρχίζει να σε βαραίνει.
Η λύση είναι να έχεις αποθηκευτικούς χώρους ήδη από την αρχή. Μια συρταριέρα, μια μικρή βιβλιοθήκη, ράφια ή κουτιά οργάνωσης μπορούν να κρατήσουν τον χώρο καθαρό χωρίς να εξαφανίζουν όσα χρειάζεσαι. Τα έγγραφα μπαίνουν σε κλασέρ ή ντοσιέ. Τα αναλώσιμα σε συγκεκριμένο σημείο. Τα καλώδια σε οργανωτές. Τα αντικείμενα που δεν χρησιμοποιείς κάθε μέρα φεύγουν από μπροστά σου.
Η σωστή οργάνωση γραφείου δεν σημαίνει να κρύβεις τα πάντα. Σημαίνει να ξέρεις πού βρίσκεται το καθετί.
Χαρτοπωλείο και γραφική ύλη
Αφού έχεις στήσει τη βάση, έρχεται το χαρτοπωλείο και η γραφική ύλη. Όχι σαν διακόσμηση. Σαν εργαλεία που βοηθούν τη μέρα σου να κυλά χωρίς μικρές διακοπές.
Ένα καλό σημειωματάριο, στυλό που γράφουν σωστά, post-it, μαρκαδόροι, φάκελοι, διαχωριστικά, κλασέρ και χαρτί εκτύπωσης είναι από τα πράγματα που χρησιμοποιείς περισσότερο απ’ όσο νομίζεις. Όταν λείπουν ή όταν είναι πεταμένα σε διαφορετικά σημεία, χάνεις χρόνο χωρίς λόγο. Ψάχνεις, διακόπτεσαι, ξεχνάς τι πήγες να κάνεις.
Το σωστό δεν είναι να γεμίσεις το γραφείο με γραφική ύλη. Είναι να έχεις κοντά σου όσα χρησιμοποιείς καθημερινά και να αποθηκεύεις τα υπόλοιπα με τρόπο που βγάζει νόημα. Μια μολυβοθήκη για τα βασικά, ένα συρτάρι για τα μικρά αντικείμενα, ένα σημείο για τα χαρτιά και τα αναλώσιμα. Απλά πράγματα, αλλά κάνουν τη διαφορά.
Φωτισμός και εργονομία
Ο φωτισμός είναι από τα στοιχεία που πολλοί θυμούνται όταν αρχίσει η κούραση. Αν δουλεύεις με χαμηλό φως ή με λάθος σκιά πάνω στο γραφείο, τα μάτια κουράζονται πιο γρήγορα και η συγκέντρωση πέφτει. Ένα καλό φωτιστικό γραφείου μπορεί να αλλάξει την αίσθηση του χώρου, ειδικά αν δουλεύεις απογεύματα ή βράδια.
Το ίδιο ισχύει και για τη θέση της οθόνης. Καλό είναι να βρίσκεται περίπου στο ύψος των ματιών, ώστε να μη σκύβεις συνεχώς. Τα βασικά αντικείμενα πρέπει να είναι κοντά σου, χωρίς να τεντώνεσαι κάθε φορά. Το γραφείο, η καρέκλα, το φωτιστικό και η οργάνωση πρέπει να δουλεύουν μαζί.
Δεν χρειάζεται να φτιάξεις τέλειο setup. Χρειάζεται να φτιάξεις έναν χώρο που δεν σε κουράζει.
Κράτα το γραφείο λειτουργικό κάθε μέρα
Ακόμα και το καλύτερο γραφείο θα χαλάσει αν το αφήσεις χωρίς σύστημα. Γι’ αυτό χρειάζεται μια μικρή καθημερινή συνήθεια. Στο τέλος της ημέρας, μάζεψε την επιφάνεια, βάλε τα χαρτιά στη θέση τους, πέτα ό,τι δεν χρειάζεται και άφησε μπροστά σου μόνο τα βασικά για την επόμενη μέρα.
Η παραγωγικότητα δεν ξεκινά πάντα από μεγάλα σχέδια και δύσκολες αποφάσεις. Πολλές φορές ξεκινά από ένα γραφείο που έχει χώρο, μια καρέκλα που σε στηρίζει, σωστή γραφική ύλη και μια οργάνωση που δεν σε αναγκάζει να ψάχνεις συνέχεια. Το σωστό γραφείο στο σπίτι πρέπει να δουλεύει για εσένα. Όχι εναντίον σου.
