Με πέντε δράσεις οργάνωσης της εργασίας επιδιώκει το υπουργείο Εργασίας, μέσω του νέου σχεδίου νόμου που βρίσκεται σε διαδικασία δημόσιας διαβούλευσης, να πετύχει τη μείωση της γραφειοκρατίας με αιχμή, αλλά και βασική προϋπόθεση, την πλήρη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος «Εργάνη ΙΙ».
Ετσι, για παράδειγμα, προβλέπεται η δημιουργία της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ergani», που θα είναι διαθέσιμη δωρεάν για τους εργοδότες, παράλληλα με την αναβάθμιση του «myErgani», που ήδη «τρέχει» για τους εργαζομένους, αλλά και η διαδικασία ψηφιακής αναγγελίας έναρξης της εργασίας, η εφαρμογή της «ταχείας πρόσληψης», καθώς και η κατάργηση μιας σειράς εγγράφων που πλέον υπάρχουν σε ηλεκτρονική μορφή.
Αναλυτικά, οι αλλαγές που προβλέπονται στο νομοσχέδιο είναι:
1. Αναβάθμιση του «myErgani» για τους εργαζομένους. Ο εργαζόμενος θα έχει πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία της εργασιακής του σχέσης, τα οποία είναι δηλωμένα στο «Εργάνη ΙΙ». Επιπλέον, ο εργαζόμενος δύναται εφόσον εγκαταστήσει, χωρίς κάποια οικονομική επιβάρυνση, τη διαθέσιμη ηλεκτρονική εφαρμογή στο κινητό του, να λαμβάνει απευθείας ειδοποιήσεις για κάθε νέα δήλωση που κάνει η επιχείρηση η οποία τον αφορά. Ετσι, δημιουργείται ένα συγκεντρωτικό ψηφιακό αρχείο για τον εργαζόμενο και εξασφαλίζεται η πλήρης και άμεση ενημέρωσή του για όλες τις πληροφορίες της εργασιακής του σχέσης.
2. Δημιουργία ειδικής εφαρμογής και για τους εργοδότες. Μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ergani», κάθε εργοδότης θα έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιεί το Πληροφοριακό Σύστημα «Εργάνη ΙΙ» του υπουργείου Εργασίας. Η εφαρμογή θα είναι διαθέσιμη δωρεάν και μπορεί να εγκατασταθεί σε «έξυπνες» κινητές συσκευές. Ο εργοδότης θα συνδέεται σε αυτήν με τους εξατομικευμένους κωδικούς για το «Εργάνη ΙΙ» και θα μπορεί να αναρτά, υποβάλλει και τροποποιεί τις δηλώσεις και τα έντυπα που υποβάλλονται στο «Εργάνη ΙΙ».
Στο υπουργείο Εργασίας εκτιμούν ότι με την προτεινόμενη εφαρμογή θα διευκολυνθούν κυρίως επιχειρήσεις μικρότερου μεγέθους χωρίς οργανωμένο λογιστήριο. Επίσης, θα εξυπηρετηθούν και επιχειρήσεις που λειτουργούν εκτός των τυπικών εργάσιμων ημερών και ωρών, αλλά και περιπτώσεις εκτάκτων δηλώσεων (π.χ. δήλωση μεταβολής ωραρίου). Παράλληλα, η πρόσβαση στην ιστοσελίδα «Εργάνη ΙΙ», όπως ισχύει σήμερα θα παραμείνει πλήρως σε εφαρμογή.
3. Ψηφιακή αναγγελία έναρξης εργασίας. Με σκοπό να απλοποιηθεί η διαδικασία αναγγελίας της έναρξης εργασίας στο «Εργάνη ΙΙ», καταργείται η υποχρέωση ανάρτησης εκεί των βασικών όρων εργασίας, καθώς και της έγγραφης ατομικής σύμβασης εργασίας κατά την πρόσληψη εργαζομένου. Διατηρείται μόνο η υποχρέωση υποβολής τής ήδη υπάρχουσας «ψηφιακής αναγγελίας έναρξης εργασίας». Η συγκεκριμένη ψηφιακή διαδικασία, όμως, για να ισχύει πρέπει να έχει γίνει αποδεκτή από τον εργαζόμενο ώστε να αναγγελθεί η έναρξη εργασίας.
Η αποδοχή του εργαζομένου μπορεί να γίνεται και μέσω της εφαρμογής «myErgani», ενώ διατηρείται η δυνατότητα αποδοχής με ηλεκτρονική ή ιδιόχειρη υπογραφή του εργαζομένου, ιδίως για τις περιπτώσεις εκείνων που δεν έχουν την τεχνολογική εξοικείωση για χρήση της ηλεκτρονικής εφαρμογής. Η υποχρέωση συνυπογραφής από τον εργοδότη καταργείται, καθώς έχει ήδη αυθεντικοποιηθεί κατά την είσοδο στο σύστημα με τους εξατομικευμένους κωδικούς του.
Η ψηφιακή αναγγελία έναρξης εργασίας θα περιέχει όλους τους ουσιώδεις όρους εργασίας που απαιτείται να γνωστοποιηθούν στον εργαζόμενο, ικανοποιώντας την υποχρέωση ενημέρωσής του. Αντιστοίχως, κατά τη μεταβολή των όρων εργασίας, θα απαιτείται μόνο η υποβολή στο «Εργάνη ΙΙ» της ψηφιακής δήλωσης μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης και η αποδοχή της από τον εργαζόμενο.
4. Ψηφιακή εφαρμογή για «ταχεία πρόσληψη». Η νέα εφαρμογή «ταχεία πρόσληψη» θα αφορά προσλήψεις για την κάλυψη επειγουσών αναγκών σε επιχειρήσεις συγκεκριμένων κλάδων, που για ορισμένες ημέρες την εβδομάδα έχουν αυξημένες ανάγκες. Η εφαρμογή θα δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να προσλαμβάνουν γρήγορα και απλά εργαζομένους για έως δύο ημέρες την εβδομάδα. Η επιχείρηση θα δηλώνει στην ειδική εφαρμογή που θα δημιουργηθεί τους ουσιώδεις όρους της εργασίας και ο εργαζόμενος θα τους λαμβάνει σε μορφή ειδοποίησης που μπορεί να αποδεχτεί, μέσω της εφαρμογής «myErgani». Η ίδια διαδικασία θα εφαρμόζεται και σε περίπτωση τροποποίησης κάποιου από τους ουσιώδεις όρους.
5. Κατάργηση εγγράφων. Με δεδομένα όλα τα παραπάνω, προβλέπεται η κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής στο «Εργάνη ΙΙ» των εγγράφων ατομικής σύμβασης εργασίας, τροποποιήσεων της σύμβασης εργασίας, καθώς και του ετήσιου πίνακα προσωπικού.
