Ιούλιος και Αύγουστος. Πλήρης πληρότητα, συνεχείς συναλλαγές, προσωπικό σε πλήρη εγρήγορση. Για τις περισσότερες τουριστικές επιχειρήσεις, αυτοί είναι οι μήνες που δικαιώνουν τον κόπο όλης της υπόλοιπης χρονιάς, και οι μήνες που φαίνεται καθαρά τι δεν δουλεύει όπως θα έπρεπε. Η διαδικασία που δεν αντέχει όγκο, ο υπάλληλος που δεν καλύπτει τις αρμοδιότητες της θέσης του, το σύστημα που κολλάει ακριβώς τη στιγμή που δεν πρέπει. Στους ήρεμους μήνες, αυτά τα κενά παραμένουν αόρατα. Στην περίοδο αιχμής, όμως, γίνονται εμφανή και κοστίζουν.
Το ερώτημα δεν είναι αν θα αποκαλυφθούν τυχόν κενά. Είναι αν θα τα αναγνωρίσεις εγκαίρως και αν έχεις τα εργαλεία για να τα διαχειριστείς πριν δημιουργήσουν μεγαλύτερο πρόβλημα.
Τα κενά που φαίνονται μόνο υπό πίεση
Υπάρχουν αδυναμίες που μια επιχείρηση δεν μπορεί να ανακαλύψει παρά μόνο όταν λειτουργεί στο μέγιστο. Αναδύονται κυρίως υπό πίεση και αυτό τις κάνει ιδιαίτερα δύσκολο να τις εντοπίσεις έγκαιρα.
Η ουρά στη ρεσεψιόν που σχηματίζεται κάθε απόγευμα μεταξύ 19:00 και 20:00 δεν είναι τυχαία. Είναι σύμπτωμα. Είτε δεν υπάρχει αρκετό προσωπικό εκείνη την ώρα, είτε η διαδικασία check-in και check-out, είναι πιο χρονοβόρα από όσο πρέπει, είτε το POS δεν διαχειρίζεται αποτελεσματικά τον αυξημένο αριθμό συναλλαγών.
Οι καθυστερήσεις στην κουζίνα που δημιουργούν παράπονα δεν είναι πάντα θέμα ταχύτητας του προσωπικού. Συχνά είναι θέμα οργάνωσης: πόσες παραγγελίες τρέχουν ταυτόχρονα, πώς κατανέμονται, πόσο γρήγορα φτάνουν από το τραπέζι στην κουζίνα.
Οι ελλείψεις σε αναλώσιμα ή προμήθειες που εμφανίζονται απροσδόκητα δεν είναι ατυχία. Είναι αποτέλεσμα ελλιπούς παρακολούθησης της ροής κατανάλωσης σε συνθήκες αυξημένης κίνησης.
Κάθε ένα από αυτά είναι πληροφορία. Και η αξία της εξαρτάται από το πότε και πώς την αξιοποιείς.
Τρεις πρακτικές που κάνουν τη διαφορά
Οι επιχειρηματίες που βγαίνουν από την περίοδο αιχμής πιο δυνατοί δεν είναι απαραίτητα αυτοί που δεν αντιμετώπισαν προβλήματα. Είναι αυτοί που τα αναγνώρισαν, τα κατέγραψαν και τα αξιοποίησαν.
Η πρώτη πρακτική είναι η παρακολούθηση συναλλαγών σε καθημερινή βάση. Πόσες συναλλαγές έγιναν σήμερα; Ποιες ώρες είχαν τη μεγαλύτερη κίνηση; Πού υπήρξαν καθυστερήσεις; Όταν αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα καθημερινά, μπορείς να αντιδράς γρήγορα, να αναπροσαρμόσεις βάρδιες, να ενισχύσεις σημεία που δείχνουν να υπολειτουργούν. Όταν δεν είναι, μαθαίνεις για τα προβλήματα μόνο από τις κριτικές, όταν, δηλαδή, είναι ήδη αργά.
Η δεύτερη είναι η παρακολούθηση ταμειακής ροής σε εβδομαδιαία βάση. Η περίοδος αιχμής φέρνει αυξημένα έσοδα, αλλά και αυξημένα έξοδα, μεταξύ των οποίων η μισθοδοσία, οι προμηθευτές, τα λειτουργικά κόστη που ανεβαίνουν ανάλογα με την κίνηση. Όταν παρακολουθείς πώς κινούνται οι ταμειακές ροές σε εβδομαδιαία βάση, αποφεύγεις να βρεθείς στο τέλος της σεζόν με λιγότερη ρευστότητα από όση περίμενες, παρόλο που τα ποσοστά πληρότητας ήταν υψηλά.
Η τρίτη είναι η καταγραφή των στιγμών που η επιχείρηση δυσκολεύτηκε και είναι η πιο απλή και η πιο συχνά παραμελημένη διαδικασία. Ποια ήταν η στιγμή που ο ρυθμός χάθηκε; Τι το προκάλεσε; Τι έγινε για να αντιμετωπιστεί; Αυτές οι σημειώσεις είναι η καλύτερη βάση για να οργανώσεις διαφορετικά την επόμενη σεζόν.
Το κενό που επαναλαμβάνεται κάθε χρόνο
Σε πολλές τουριστικές επιχειρήσεις τα ίδια προβλήματα επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο. Η ίδια ουρά στη ρεσεψιόν. Η ίδια έλλειψη προσωπικού τον Αύγουστο. Το ίδιο άγχος στη μισθοδοσία. Το ίδιο ταμειακό κενό τον Σεπτέμβριο.
Αυτό είναι το αποτέλεσμα μιας λογικής που αντιμετωπίζει την περίοδο αιχμής ως κάτι που απλώς περνάει, αντί να τη μελετά και να αξιοποιεί αυτό που δείχνει. Η διαφορά ανάμεσα στην επιχείρηση που βελτιώνεται κάθε χρόνο και σε αυτή που επαναλαμβάνεται είναι ακριβώς εδώ: η δεύτερη αντιμετωπίζει τα ίδια κενά επειδή δεν τα κατέγραψε ποτέ αρκετά καλά ώστε να τα διορθώσει.
Τα εργαλεία που κάνουν τη διαφορά
Η παρακολούθηση και η καταγραφή απαιτούν εργαλεία που λειτουργούν γρήγορα και αξιόπιστα, ιδιαίτερα στην περίοδο αιχμής, όταν δεν υπάρχει χρόνος για χειροκίνητες διαδικασίες.
Το πρόγραμμα Business Banking Τουρισμός της Eurobank υποστηρίζει αυτή τη λογική με συγκεκριμένες λύσεις. Τα σύγχρονα τερματικά POS της Worldline Greece με προνομιακή τιμολόγηση εξασφαλίζουν γρήγορη και αδιάλειπτη εξυπηρέτηση πληρωμών, ακόμα και σε συνθήκες αυξημένου όγκου συναλλαγών. Η υπηρεσία online μισθοδοσίας επιτρέπει τη διαχείριση αμοιβών, ωραρίων και αλλαγών προσωπικού από οπουδήποτε, γρήγορα και χωρίς σφάλματα. Ο λογαριασμός όψεως με τα προνόμιά του δίνει συνεχή εικόνα και έλεγχο της ταμειακής ροής, ώστε η αυξημένη ρευστότητα της περιόδου να παρακολουθείται και να αξιοποιείται σωστά.
Η σεζόν που διδάσκει
Η περίοδος αιχμής είναι η στιγμή που μαθαίνεις περισσότερα για την επιχείρησή σου από οποιαδήποτε άλλη περίοδο του χρόνου. Οι επιχειρήσεις που μελετούν τη σεζόν τους, καταγράφουν τα κενά και βγάζουν συμπεράσματα είναι αυτές που βελτιώνονται κάθε χρόνο. Όχι γιατί δεν έχουν προβλήματα, αλλά γιατί δεν τα αφήνουν να επαναληφθούν.
