Ζούμε σε μια εποχή (κοινωνία της πληροφορίας) που η πληροφορία παράγεται και διαδίδεται με ιλιγγιώδη ρυθμό. Εγγραφα, δεδομένα, τεκμήρια επικοινωνίας αποθηκεύονται καθημερινά στο ψηφιακό περιβάλλον από δημόσιους και ιδιωτικούς οργανισμούς. Παράλληλα, λέξεις όπως «διαφάνεια», «λογοδοσία» και «αποτελεσματικότητα», «θεσμική μνήμη» επαναλαμβάνονται σχεδόν μηχανικά στον δημόσιο λόγο. Κι όμως, σπάνια γίνεται αναφορά στον ρόλο του αρχειονόμου, ενός επαγγελματία «κλειδί» για να αποκτήσουν αυτές οι έννοιες ουσιαστικό περιεχόμενο και να συνδεθούν με τη διαχείριση της πληροφορίας, των εγγράφων και των αρχείων.
Η τεκμηρίωση δεν είναι μια απλή γραφειοκρατική διαδικασία. Είναι η βάση για τη διατήρηση της μνήμης, για την ορθή και τη δημοκρατική λειτουργία κάθε οργανισμού. Η σωστή διαχείριση των εγγράφων –φυσικών ή ψηφιακών– επιτρέπει την άμεση πρόσβαση σε κρίσιμη πληροφορία, την απόδειξη αποφάσεων, τη συμμόρφωση με το νομικό πλαίσιο και την προστασία των δικαιωμάτων των πολιτών και των εργαζομένων. Τα αρχεία, είτε πρόκειται για ένα e-mail είτε για έναν φάκελο που περιέχει πληροφορίες για μια κυβερνητική απόφαση, είναι τεκμήρια δράσης. Κι αυτά χρειάζονται φροντίδα, διάρθρωση και σχέδιο. Παραθέτουμε έναν ορισμό για το τι είναι αρχείο, από το Διεθνές Συμβούλιο των Αρχείων: τα αρχεία είναι όλα εκείνα τα κατάλοιπα της ανθρώπινης δραστηριότητας που επιλέγουμε να διατηρήσουμε για να έχουμε μια επαρκή αποτύπωση του παρελθόντος στο μέλλον. Οπως τα ιστορικά υποκείμενα είναι διαφορετικά και πολυσχιδή, έτσι και τα γραπτά κατάλοιπά τους έχουν διάφορες μορφές (έγγραφα, ηχητικά τεκμήρια, φωτογραφίες, βίντεο, τεχνικά σχέδια) και τα συναντάμε σε διαφορετική σύνθεση σε κάθε οργανισμό.
Η ένταξη ενός αρχειονόμου σε έναν οργανισμό μπορεί να προκαλέσει δομική μεταμόρφωσή του. Μέσα από τη δημιουργία πολιτικών διαχείρισης εγγράφων, τον καθορισμό κύκλου ζωής για την πληροφορία και την ορθή ταξινόμηση και αποθήκευση των αρχείων, επιτυγχάνεται:
Διαφάνεια: Κάθε απόφαση ή ενέργεια μπορεί να τεκμηριωθεί και να ανασυρθεί όταν χρειάζεται.
Αποτελεσματικότητα: Ο χρόνος που σπαταλούν οι υπάλληλοι στην αναζήτηση ή επανάληψη διαδικασιών μειώνεται σημαντικά.
Λογοδοσία: Υπάρχει ίχνος για κάθε διοικητική πράξη, καθιστώντας την εξουσία ελέγξιμη και υπεύθυνη.
Νομική ασφάλεια: Η ορθή τήρηση των εγγράφων εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία (GDPR, δημόσια διοίκηση, εταιρικά αρχεία κ.λπ.).
Η σημασία του αρχειονόμου έχει ήδη αναγνωριστεί σε χώρες με προηγμένη δημόσια διοίκηση και οργανωμένο ιδιωτικό τομέα. Μέσω του συστήματος GCDOCS, η καναδική κυβέρνηση ενίσχυσε τη διαχείριση εγγράφων σε ομοσπονδιακούς φορείς, με τη συμβολή αρχειονόμων και information managers. Το αποτέλεσμα ήταν μείωση κόστους, καλύτερη λήψη αποφάσεων και μεγαλύτερη διαφάνεια προς τους πολίτες. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει διαμορφώσει τη δική της πολιτική διαχείρισης εγγράφων και αρχειακού υλικού, την οποία ονομάζει e-Domec. Με βάση αυτή την πολιτική όλες οι υπηρεσίες έχουν καταγράψει όλες τις κατηγορίες φακέλων και εγγράφων που δημιουργούν καθημερινά και δεσμεύονται έπειτα από χρονικό διάστημα 30 χρόνων να διαθέτουν το υλικό τους στο κοινό.
Η αλήθεια είναι ότι στη χώρα μας οι αρχειονόμοι συχνά παραμένουν στο περιθώριο. Συνήθως απουσιάζουν εντελώς από κρίσιμες δομές του δημόσιου τομέα, με αποτέλεσμα τη χαοτική διαχείριση πληροφοριών, τη σπατάλη χρόνου και πόρων, την αδυναμία τεκμηρίωσης αποφάσεων και –εν τέλει– την υπονόμευση της εμπιστοσύνης στους θεσμούς.
Ο αρχειονόμος δεν είναι απλώς ένας «ταξινομητής εγγράφων». Είναι ο άνθρωπος που φροντίζει ώστε η πληροφορία να μη χάνεται, να είναι προσβάσιμη, κατανοητή, τεκμηριωμένη και διατηρημένη με τρόπο που εξυπηρετεί και το σήμερα και το αύριο. Η σωστή αρχειοθέτηση διευκολύνει τις εσωτερικές λειτουργίες, μειώνει την επανάληψη εργασιών, εξοικονομεί χρόνο και χρήμα και κυρίως: ενισχύει την εμπιστοσύνη των πολιτών.
Η τεκμηρίωση δεν είναι μια απλή γραφειοκρατική διαδικασία. Είναι η βάση για τη διατήρηση της μνήμης, για την ορθή και τη δημοκρατική λειτουργία κάθε οργανισμού.
Φανταστείτε έναν δήμο όπου κάθε απόφαση, μελέτη και σύμβαση είναι άμεσα διαθέσιμη με σωστή τεκμηρίωση. Ή έναν οργανισμό υγείας όπου όλα τα δεδομένα περίθαλψης είναι οργανωμένα για να μπορούν να αξιοποιηθούν σε ερευνητικό και διοικητικό επίπεδο. Ή, πιο απλά, έναν πολίτη που ζητάει πρόσβαση σε ένα παλιό διοικητικό έγγραφο και το βρίσκει αυθημερόν. Ολα αυτά απαιτούν έναν επαγγελματία που γνωρίζει πώς δομούνται, αποθηκεύονται και διατηρούνται οι πληροφορίες.
Η ενίσχυση των δημόσιων ή ιδιωτικών φορέων που διαχειρίζονται αρχεία δεν αφορά μόνο τους «ειδικούς» ή τους ερευνητές. Ωφελούνται:
Οι πολίτες, που αποκτούν πρόσβαση στην πληροφόρηση και μπορούν να τεκμηριώσουν τα δικαιώματά τους.
Οι δημόσιες υπηρεσίες, που λειτουργούν πιο ορθολογικά και περιορίζουν τα λάθη ή τις καθυστερήσεις στην εξυπηρέτηση των πολιτών.
Οι φορείς, που βασίζουν τις αποφάσεις τους σε τεκμηριωμένα δεδομένα.
Τι θα μπορούσε να αλλάξει η ισχυρή παρουσία των αρχειονόμων στον δημόσιο τομέα.
Η τεκμηρίωση έχει τη δύναμη να φωτίσει ζητήματα μείζονος σημασίας: από το πώς λειτούργησε το κράτος στην πανδημία, μέχρι τη διαχείριση φυσικών πόρων, τα έργα υποδομής, ή ακόμη και τις κοινωνικές ανισότητες. Πολλά από τα ερωτήματα που θέτουν οι πολίτες, οι δημοσιογράφοι ή η ακαδημαϊκή κοινότητα μπορούν να απαντηθούν μόνο μέσω αρχειακής έρευνας. Το τελευταίο διάστημα εκατοντάδες συμπατριώτες μας από την Ολλανδία και τις ΗΠΑ καταθέτουν αιτήματα σε δημόσιες υπηρεσίες αναζητώντας τους ατομικούς φακέλους που περιγράφουν τη διαδικασία υιοθεσίας τους. Σε μια εποχή αμφισβήτησης και παραπληροφόρησης, τα τεκμήρια λειτουργούν ως ανάχωμα: αποδεικνύουν, διαψεύδουν, ερμηνεύουν.
Η Ελλάδα διαθέτει άξιους επαγγελματίες αρχειονόμους και ιστορικά και ενεργά σημαντικά αρχεία, όμως λείπει η σταθερή θεσμική και οικονομική υποστήριξη. Το κράτος οφείλει να εντάξει τον αρχειονόμο στον κορμό της δημόσιας διοίκησης, να ενισχύει σταθερά τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, να επιδοτήσει τα ιδιωτικά αρχεία εφόσον συμβάλλουν στη διατήρηση της κοινωνικής μνήμης (αρχεία καλλιτεχνών, λογοτεχνών) και να αξιοποιήσει τους επαγγελματίες αρχειονόμους στον ψηφιακό μετασχηματισμό.
Η αρχειακή πολιτική δεν είναι μερικές ακόμη σελίδες του κυκεώνα της γραφειοκρατίας. Είναι θεμέλιο διακυβέρνησης, δημοκρατίας και κοινωνικής συνείδησης για κάθε κράτος.
*Ο κ. Γιάννης Στογιαννίδης είναι αναπληρωτής καθηγητής, επιστημονικός υπεύθυνος έργου 2025-2027 πρακτικής άσκησης του Πανεπιστημίου Δυτικής Αττικής.
* Η κ. Μαρία Παπανικολάου είναι Αρχειονόμος του ΝΑΤΟ.
